Políticas del Sistema interno de información.

El Sistema Interno de Información de BIBIFRUT S.L. es el cauce para comunicar, de forma confidencial y efectiva, cualquier información sobre hechos irregulares cometidos por BIBIFRUT S.L. o su personal, que hayan sido conocidos en el marco de una relación laboral o profesional mantenida con nuestra organización de conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

La organización ha configurado el Sistema interno de información a través de los siguientes canales:

• Por escrito.
• A través del correo electrónico: comunicaciones@bibifrut.com
• A través de correo postal, dirigido al Responsable del Sistema interno de información de la organización BIBIFRUT S.L. en CARDENAL ROSSELL, S/N (MERCAPALMA, PTOS: 110-122) 07007 PALMA, BALEARES.
• Verbalmente.
• A solicitud del informante, se podrá presentarse la información mediante una reunión presencial con el Responsable del Sistema, dentro del plazo máximo de siete días, desde la presentación de la solicitud.

Al margen de estos canales se pueden interponer comunicaciones ante los canales externos de información de las autoridades competentes.

Recibida la denuncia, el responsable del Sistema interno de información comunicará el acuse de recibo de la denuncia al denunciante en un plazo inferior a 7 días, en los supuestos de denuncias nominales. En cualquier caso, se informará al denunciante de los derechos y obligaciones establecidos por la normativa de protección de datos de carácter personal.

El responsable del Sistema interno de información, emitirá un informe motivado que estimará o desestimará la comunicación interpuesta, justificando, en cualquier caso, la decisión adoptada. El informe se notificará al informante y a la persona afectada en un plazo de máximo de 3 meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

Durante la tramitación de la denuncia, se puede mantener la comunicación y contacto con el informante/denunciante y, si se considera necesario, solicitar a la persona informante información adicional.

Se garantiza que la persona afectada por la información o denuncia tenga noticia de la misma, así como, de los hechos relatados de manera sucinta. Adicionalmente, se le informará del derecho que tiene a presentar alegaciones por escrito y del tratamiento de sus datos personales. No obstante, esta información podrá efectuarse en el trámite de audiencia si se considerara que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.

El responsable del Sistema interno de información/canal de denuncias, garantiza la confidencialidad a todos aquellos que utilicen el Sistema interno de información/canal de denuncias. Además, garantiza la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento.

Durante la tramitación del expediente, las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente, así como, a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de este procedimiento  se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.

El responsable del Sistema interno de información /canal de denuncias, remitirá con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o a la Fiscalía Europea, en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.

La organización garantiza la ausencia de represalias contra cualquiera que, ponga en su conocimiento una posible conducta ilícita o haya comunicado un incumplimiento normativo o colabore en su investigación o ayude a resolverla.

Las personas que comuniquen o revelen infracciones recogidas en el Art.2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero y de acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, tendrán derecho a las medidas de protección siempre que concurran las condiciones recogidas en el artículo 35 de la citada norma. Las medidas de protección aparecen recogidas en el artículo 38 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

La denuncia o información será custodiada en las dependencias de la organización de conformidad con su política de archivo y conservación de documentos.

La organización dispone de un registro de todas las denuncias recibidas. Las denuncias se conservarán únicamente durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con los requisitos impuestos por la  Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 y demás artículos aplicables  de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales